Darf das Finanzamt bei einer Umsatzsteuernachschau elektronische Daten des Unternehmers mitnehmen?
Das Finanzamt hat bei einer Umsatzsteuernachschau (§ 27b Umsatzsteuergesetz – UStG) sehr weitgehende Rechte. Es darf, ohne dass zuvor eine Außenprüfung angeordnet wurde, während der Geschäfts- und Arbeitszeiten ohne Ankündigung die Geschäftsräume eines Unternehmers betreten. Es darf sich die Buchhaltung mitsamt allen Unterlagen dazu ansehen. Wenn die Buchhaltung elektronisch geführt wird, darf der erschienene Prüfer des Finanzamtes auch die elektronischen Daten einsehen und sich dabei eines Computers des Unternehmens bedienen.
Mit dieser Art der Umsatzsteuernachschau sollte nach dem Willen des Gesetzgebers den Finanzämtern ein Mittel an die Hand gegeben werden, um den massiven Umsatzsteuerbetrug einzudämmen, der beispielsweise durch Scheinrechnungen oder durch Umsatzsteuerkarusselle begangen wird. Unter Ausnutzung des Überraschungseffekts sollten die Finanzämter die tatsächlichen Verhältnisse eines Unternehmens überprüfen dürfen, also ob das Unternehmen auch tatsächlich existiert und steuerehrlich ist.
Da hier in der Art einer Razzia vorgegangen werden darf, sollte eine Umsatzsteuernachschau nur dann vorgenommen werden dürfen, wenn ein konkreter Tatverdacht zu einem Umsatzsteuerbetrug besteht. Die Finanzverwaltung legt die Vorschrift selbstverständlich weiter aus. Sie müssen daher damit rechnen, dass das Finanzamt auch in ganz anderen Fällen zu einer Umsatzsteuernachschau zu Ihnen kommt.
Im Falle einer unserer Mandantinnen, die Waren zu den unterschiedlichen Steuersätzen von 7 % und 19 % verkauft, wollte das Finanzamt lediglich überprüfen, ob diese Steuersätze richtig angewandt wurden. Das Finanzamt kündigte unserer Mandantin zwar zuvor sein Kommen an, allerdings wollte es sich während der Umsatzsteuernachschau eine CD oder DVD mit den elektronischen Buchhaltungsdaten geben lassen und diesen Datenträger zur Prüfung ins Finanzamt mitnehmen.
Das allerdings ist im Rahmen einer Umsatzsteuernachschau nicht zulässig. Der Prüfer des Finanzamts darf sich im Rahmen einer Umsatzsteuernachschau lediglich Ihre elektronischen Daten an einem Ihrer Rechner ansehen. Er darf die Daten aber nicht heraus verlangen. Er darf Ihre Daten also weder auf den mitgebrachten Laptop überspielen, um sich die Daten so komfortabler mit einem ihnen bekannten Programm anzusehen oder um diese gar mithilfe von spezieller Prüfsoftware zu durchforsten, noch darf er Ihre Daten ins Finanzamt mitnehmen.
Bei den Finanzämtern besteht gerne die Tendenz, die eigenen Rechte auszudehnen, so aktuell bei Berliner Finanzämtern im Rahmen der Umsatzsteuernachschau. Sie sollten aber nicht alles mitmachen. Das Finanzamt hat allerdings bei entsprechendem Anlass die Möglichkeit während der Umsatzsteuernachschau zu einer Außenprüfung, also einer Umsatzsteuersonderprüfung oder einer Betriebsprüfung überzugehen. Es muss dazu keine Prüfungsanordnung erlassen, sondern den Übergang zur Außenprüfung schriftlich anzeigen. Damit werden die Prüfer selbstverständlich drohen.
Im Rahmen einer Außenprüfung darf das Finanzamt dann verlangen, dass ihm die Daten und Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger übergeben werden, also in Form einer CD-ROM oder einer DVD. Das Finanzamt darf die Daten anschließend mitnehmen und sie mittels eigener Prüfprogramme maschinell auswerten.
Die bei unserer Mandantin erschienene Prüferin war entsprechend vorbereitet und hätte zu einer Außenprüfung übergehen können. Will man mit dem Prüfer kooperieren und eine Außenprüfung nicht riskieren, kann man sich mit den erschienenen Prüfern möglicherweise auf Kompromisse einigen, etwa dass der Finanzbeamte die Daten zwar auf das mitgebrachte Notebook überspielt, sie anschließend aber noch vor Ort wieder löscht.
Sie sollten dem Finanzamt aber nicht ohne Not elektronische Daten übergeben. Denn man muss den angedrohten Übergang zu einer Außenprüfung nicht scheuen. Gegen eine unzulässige Anordnung einer Außenprüfung kann man mit Erfolg Einspruch einlegen. Und das Finanzamt hat im Rahmen einer Außenprüfung eine Reihe von Regeln zu beachten, die Ihnen auch Rechte einräumen, auch was den Prüfungsverlauf angeht. Schließlich ist das Finanzamt verpflichtet, Ihnen das Ergebnis der Außenprüfung mitzuteilen und dieses Ergebnis mit Ihnen zu besprechen. Und falls das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung zu einer anderen rechtlichen Einschätzung eines Sachverhalts kommt, können Sie sich diesen durch das Finanzamt durch eine verbindliche Zusage für die Zukunft ein für allemal rechtlich bindend klären lassen.
Das sind Rechte, die Ihnen nicht zustehen, sollten das Finanzamt im Rahmen einer Umsatzsteuernachschau zu dem Ergebnis kommen, dass zu wenig Umsatzsteuer festgesetzt und gezahlt wurde. Sie haben dann nur noch die Möglichkeit, gegen den dann ergehenden Umsatzsteuerbescheid vorzugehen.