Digitale Finanzbuchhaltung

Eine digitale Finanzbuchhaltung hat zahlreiche Vorteile gegenüber der bisherigen papierbasierten Buchhaltung. Sie sparen sich zum Beispiel den Weg zu Ihrem Steuerberater oder zu uns, um monatlich Ihre Kontoauszüge und Buchungsbelege vorbei zu bringen.

Wir funktioniert digitale Buchführung?

Sie stellen uns Ihre Kontoumsätze und Ihre Buchungsbelege nur noch in digitaler Form zur Verfügung. Dazu bieten wir die Nutzung der Plattform „Unternehmen online“ der Datev an. Über diese Plattform laden Sie Ihre digitalen Buchungsbelege hoch. In „Unternehmen online“ binden Sie auch Ihre Bankverbindungen ein. Dadurch benötigen wir Ihre Kontoauszüge nicht mehr, weil wir diese dann direkt von Ihrer Bank in digitaler Form erhalten. Sämtliche Ihrer Kontoauszüge und Belege werden im Rechenzentrum der Datev, einer Cloud, die sich im Inland befindet, sicher verwahrt. Ebenso die von uns erstellte Buchhaltung. Buchungssatz, Kontobeleg und Buchungsbeleg sind dann miteinander verknüpft und können jederzeit ohne große Mühe wieder gesucht und gefunden werden.

Die Menge an Belegen, die Ihnen bereits in digitaler Form zugehen, wird weiter zunehmen. Sie müssen die Belege fortan nicht mehr ausdrucken, ebenso Ihre eigenen Rechnung nicht, wenn Sie sie bereits digital erstellt haben. Sie müssen diese nur noch über die Plattform an uns senden. Mit Erstellung der Buchhaltung werden Ihre Belege dann in der Datev-Cloud archiviert.

Auch das derzeit noch notwendige Scannen von Papierbelegen wird weiter abnehmen. Um einen Scanner kommen Sie derzeit aber noch nicht herum. Wir helfen Ihnen bei der Suche eines leistungsstarken und schnellen Scanners und richten diesen bei Ihnen ein.

Welche Vorteile bietet die digitale Buchführung?

Die Digitale Buchhaltung beschleunigt das Erstellen Ihrer Finanzbuchhaltung. Wir können mit Ihnen Zeitabstände vereinbaren, in denen Sie uns Ihre Daten zur Verfügung stellen. So können wir dann auch schon während des noch laufenden Monats buchen und nicht erst nach Monatsende. Das hat für Sie den Vorteil, dass wir Ihnen jederzeit aktuelle Auswertungen aus Ihrer Finanzbuchhaltung zur Verfügung stellen können etwa eine BWA. Diese Auswertungen erhalten Sie ebenfalls über die Plattform „Unternehmen online“. Damit sind Sie immer auf dem aktuellen Stand.

Sicherlich erhalten Sie bereits eine Vielzahl von Belegen in digitaler Form. Die digitale Finanzbuchhaltung erspart Ihnen das Ausdrucken und Abheften dieser Belege. Sie bietet Ihnen auch die Möglichkeit, eigene Arbeitsprozesse mehr und mehr zu digitalisieren, etwa indem Sie auch Ihre eigene Rechnungsschreibung auf digitale Rechnungen umstellen, falls noch nicht geschehen.

Papierbelege, die Sie erhalten, müssen Sie nicht aufwendig abheften und archivieren. Wenn Sie Ihre Arbeitsschritte vom Öffnen der Post, dem Scannen und Überprüfen der eingegangenen Papierdokumente bis zu deren Vernichtung in einer Verfahrensdokumentation festhalten, dann dürfen Sie die Papierbelege sogar anschließend vernichten und müssen nur noch die digitalen Kopien bis zum Ende Aufbewahrungsfrist archivieren. Das nennt man Ersetzendes Scannen. Digital gescannte Belege sind durch digitale Suchfunktionen auch wesentlich leichter zu finden, als ein nicht ordnungsgemäß abgelegter Papierbeleg.

Schließlich sparen Sie sich den monatlichen Gang zum Steuerberater, weil Sie uns Ihre Kontoauszüge und Buchungsbelege nicht mehr in Papierform bringen müssen. Stattdessen laden Sie sämtliche notwendigen Belege in digitaler Form über die Plattform „Unternehmen online“ der Datev hoch, von der wir Sie dann abrufen und buchen können.

Auch Ihr Kassenbuch können Sie über diese Plattform führen und Ihre Kassenumsätze mit den dazugehörigen Belegen verbinden.

Schließlich sind Sie mit einer digitalen Buchführung von Datev auf der sicheren Seite. Ihre Daten sind im Rechenzentrum der Datev, also einer sicheren Cloud im Inland gespeichert. Sie erfüllen damit die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung, die diese in ihren GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufgestellt hat.

Welche Vorteile bietet „Unternehmen online“ noch?

Sie können „Unternehmen online“ darüber hinaus auch für Ihren gesamten Zahlungsverkehr nutzen. Sobald Sie die Rechnungen, die Sie erhalten haben, auf „Unternehmen online“ hochgeladen haben, wird aus deren Daten ein Überweisungsauftrag erstellt, den Sie anschließend nur noch online an Ihre Bank senden müssen.

Auch ist Ihre Offene-Posten-Buchführung durch zeitnahes digitales Buchen immer aktuell. Wir können Ihnen somit auch Zahlungsvorschläge liefern. Dadurch können Sie die Ihnen eingeräumte Zahlungsziele voll ausschöpfen, gewährte Skonti ziehen und damit Ihre Liquidität steigern. Außerdem sind Sie immer im Bilde, ob und wann Ihre Kunden gezahlt haben oder ob diese gemahnt werden müssen. Beim Mahnwesen können wir Sie wiederum unterstützen und Ihre Mahnungen vorbereiten.

Auch der Datenaustausch für die digitale Lohnbuchhaltung kann über die Plattform „Unternehmen online“ abgewickelt werden. Dazu mehr an dieser Stelle.

Mit welchem Aufwand muss man bei der Digitalisierung der Buchhaltung rechnen?

Der Aufwand, digitale Arbeitsprozesse einzuführen, hängt davon ab, wie digital Sie bereits arbeiten. Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung von „Unternehmen online“ und des Scanners. Sie können auch Schritt für Schritt die einzelnen Funktionen nutzen, die „Unternehmen online“ bietet. Sie können also klein anfangen. Nach einiger Übung wollen Sie die digitalen Funktionen von „Unternehmen online“ nicht mehr missen, sondern werden uns fragen, wie Sie die Digitalisierung weiter vorantreiben können. Die Möglichkeiten, die Digitalisierung bietet, sind noch längst nicht ausgereizt. Es werden daher noch viele Neuerungen auf uns warten.